Che impatto ambientale ha la carta da ufficio?

Anche nell’era digitale, quando si pensava che un ufficio senza carta potesse diventare una realtà per la maggior parte delle aziende, si stima che il 95% di tutte le ditte conservi ancora informazioni sulla carta.

Secondo il Paperless Project, un impiegato medio stampa annualmente 10mila fogli di carta.

La stampa da ufficio può essere un enorme costo finanziario non solo per le aziende, ma anche per l’ambiente.

Nel fare pressione sulle aziende affinché riducano l’impatto ambientale delle loro operazioni, è importante che le aziende comprendano i costi ambientali della carta da ufficio, e della stampa, causati dalla loro organizzazione.

Carta da ufficio quanto inquini: i costi ambientali

Il consumo di carta, in tutto il mondo, è triplicato negli ultimi tre decenni: basti pensare che la popolazione globale, nel 2014, ha utilizzato complessivamente 407,5 milioni di tonnellate di carta.

Si stima che, un terzo di questi 407,5 milioni di tonnellate, sia attribuito alla carta usata specificamente per la stampa.

Solo il Sudafrica, per esempio, produce circa 320mila tonnellate di carta da ufficio ogni anno, il che equivale a 69,5 miliardi di fogli in formato A4.

Il consumo di carta ha un impatto negativo sull’ambiente in vari modi, tra cui la produzione di enormi quantità di rifiuti, l’uso di preziose risorse naturali come acqua, alberi e combustibili fossili non rinnovabili, nonché il rilascio di fumi inquinanti nell’atmosfera.

Cinque verità scomode sulla carta da ufficio che forse non conoscevi

• Per ogni albero che viene abbattuto, vengono prodotte circa 9000 pagine in formato A4.
• Ci vuole quasi mezzo litro d’acqua per produrre un foglio di carta da ufficio in formato A4. Ciò rende la carta la più grande utilizzatrice di acqua per chilo di prodotto finito.
• Per ogni tonnellata di carta prodotta, viene fabbricata quasi una tonnellata di rifiuti.
• Le attuali percentuali di riciclaggio della carta vanno dal 50% al 60%. Ciò significa che quasi la metà della carta prodotta viene gettata via e finisce nelle nostre discariche.
• L’industria della carta e della cellulosa è la quarta maggiore utilizzatrice di energia al mondo, con 49 watt per ogni foglio di carta in formato A4.

Ufficio senza carta: è possibile?

Sì, con un po’ di buona volontà, e tanta organizzazione, è possibile creare un ufficio senza carta.

L’idea dell’ufficio senza carta non è nuova, perché ha cominciato a fare la sua comparsa fin dagli albori dei computer, ma ad oggi in Italia pochi imprenditori hanno avuto il coraggio di metterla in pratica.

Un ufficio senza carta, a dispetto di quello che si pensa, offre numerosi vantaggi: oltre ad essere rispettoso dell’ambiente, consente di risparmiare spazio (che altrimenti sarebbe tutto dedicato all’archivio), di rendere più semplice la condivisione digitale di grandi quantità di informazioni e di documenti e, da ultimo ma non meno importante, di mantenere l’ordine e di non finire (letteralmente) sommersi dalla carta.

Gli strumenti e la tecnologia per un ufficio senza carta, ad oggi, ci sono e sono ampiamente disponibili e, per di più, anche i costi di archiviazione di enormi quantità di informazioni online attraverso soluzioni di gestione dei documenti sono diminuiti.

Tuttavia, anche se il consenso generale ci dice che possiamo fidarci delle nostre informazioni sull’archiviazione digitale e malgrado la nostra abitudine di usare sempre di più app computerizzate, ci sono ancora molti impiegati che vogliono un pezzo di carta sulla scrivania.

Diciamocelo: non è necessario, ma per loro ha lo stesso valore della copertina per Linus.

Tale desiderio di carta è il principale impedimento ad allontanarsi da un flusso di lavoro basato sulla carta da ufficio, ma per fortuna puoi anche prendere provvedimenti “pratici” per incoraggiare il tuo personale ad abbandonare per sempre l’uso della carta.

Come rendere il tuo ufficio paper-free in poche mosse

• Cura la formazione del tuo personale e fornisci informazioni: non dare per scontato che i tuoi impiegati troveranno il loro modo per ridurre al minimo l’uso di carta. Hanno bisogno di istruzioni chiare e che possano capire. Crea quindi una serie di linee guida scritte da seguire e alle quali possono fare riferimento in caso di dubbio.
• Semplifica il lavoro senza carta: il lavoro senza carta dev’essere il più semplice possibile, quindi anche più semplice del vecchio metodo cartaceo, e offrire vantaggi tangibili, come il risparmio di tempo, meno lavoro e salvaguardia dell’ambiente. Semplifica il più possibile l’archiviazione, il recupero e la condivisione dei documenti, in modo da non ricorrere alle fotocopie e alle scansioni.
• Bandisci le stampanti e le fotocopiatrici dal tuo ufficio: se le stampanti, e le fotocopiatrici, sono ancora liberamente accessibili dal tuo team, verranno utilizzate. Bandiscile quindi dal tuo ufficio oppure sostituiscile con stampanti di rete centralizzate per limitarne l’uso. Abilita anche la registrazione e l’accesso con password, in maniera da far usare la stampa solo quando è strettamente necessario. Ciò ti consentirà inoltre di tenere traccia di eventuali abusi e sprechi. Se lo desideri, puoi anche limitare gli acquisti di cartucce di inchiostro e di toner.
• Elabora un sistema di archiviazione senza carta: investi in moderni software per la gestione dei documenti che sostituiranno i “vecchi” archivi. La scelta del giusto software per la tua azienda è molto importante, ma per fortuna oggi possiamo disporre di numerosi software per la gestione dei documenti elettronici e tutti sono buoni e facili da usare. La maggior parte di questi software, oltre ad offrire periodi di prova gratuita, hanno un costo mensile irrisorio (a partire dai 15 euro per utente). I migliori sono M-Files, Dokmee ed eFileCabinet.
• Passa dagli archivi tradizionali all’archiviazione digitale: aggiungi capacità di archiviazione su un disco di rete, sistemi di backup o sistemi di backup online automatizzati. Il tuo sistema di archiviazione digitale può rivelarsi anche più sicuro della carta, perché potrai accedervi in qualsiasi momento, anche in caso di catastrofe.
• Abilita scanner digitali: le moderne fotocopiatrici condivise includono scanner digitali che possono essere messi in servizio per scansionare documenti cartacei in sistemi di archiviazione digitale. Consulta il tuo fornitore di fotocopiatrici e scopri come rendere la tua fotocopiatrice parte di un ufficio senza carta. Fai configurare anche uno scanner digitale sulla fotocopiatrice per l’integrazione di un servizio di fax online.
• Integra tutto con le tue operazioni aziendali: i tuoi impiegati dovrebbero essere in grado di archiviare i loro documenti originali direttamente all’interno del software che utilizzano per crearli. Connetti il loro account Microsoft Office al software di gestione documenti che implementerai sia per il salvataggio sia per il recupero dei file.
• Sostituisci i vecchi fax: utilizza i servizi di fax online per evitare il processo di stampa e la successiva spedizione tramite i vecchi fax. I fax online possono essere collegati al loro software per ufficio per consentire l’invio diretto, in entrata e in uscita, dei fax dai computer degli utenti.
• Imposta obiettivi e tempistiche per il cambiamento graduale: definisci i tempi per il cambiamento e imposta una data realistica per l’eliminazione della carta dal tuo ufficio. È improbabile, perlomeno all’inizio, che riuscirai subito ad eliminare tutta la carta dal tuo ufficio, quindi comincia con lo stabilire l’obiettivo di ridurre la stampa e l’uso della carta di una certa percentuale. Una riduzione del 50% è già un buon punto di partenza e un obiettivo finale della riduzione dell’80% è molto realistico. Controlla sempre i tuoi progressi e regola le tue operazioni aziendali a seconda delle tue necessità e di quelle dei tuoi dipendenti.